Conseils pour la gestion du temps

« Il n’existe aucune règle valable pour tous et dans tous les cas de figure ; seulement des conseils ponctuels (des  » tips « ), tantôt naïfs, tantôt pertinents, souvent ironiques, résultant des observations, des expériences ou du simple bon sens de chercheurs ou de gestionnaires…

1- Triez vos activités.
Les activités A sont celles que vous devriez entreprendre en premier : elles sont urgentes et importantes ; les B sont importantes mais pas urgentes ; les C, urgentes mais pas importantes ; les D, ni urgentes ni importantes. Les études montrent que la majorité des responsables commencent par les D, parce qu’elles leur semblent plus faciles.

2- Ne négligez pas le planning.
Si vous ne faites pas de planning (faute de temps), vous risquez de perdre par la suite un temps précieux, qu’un bon planning aurait permis d’économiser. N’oubliez pas que les personnes sans but sont utilisées par celles qui en ont un.

3- Gérez votre temps comme une ressource rare…
Tantôt en l’économisant, tantôt en le réinvestissant dans votre  » capital-temps  » (bibliothèque, secrétariat, PC, téléphone portable avec répondeur, E-mail…) pour générer des  » intérêts temporels « , tantôt en apprenant à le dépenser avec parcimonie (à le perdre en apparence) pour mieux l’investir dans des actions à venir. Comme tout le monde, vous  » n’avez pas le temps  » d’entreprendre de nouvelles activités. Mais vous pouvez choisir vos priorités et hiérarchiser en conséquence les différents temps de votre vie professionnelle et personnelle.

4- Ne réagissez pas à chaud aux crises.
Vous risquez d’amplifier leurs effets et de mobiliser votre temps, votre énergie et celle de vos collaborateurs pour résoudre des problèmes que vous avez créés.

5- Comptez vos manipulations.
Les documents de votre dossier  » instances  » ne doivent pas être manipulés plus de trois fois. Passé ce délai, trois actions s’imposent devant un document : jetez-le, classez-le ou annotez-le pour transmission.

6- N’encombrez pas votre bureau de dossiers dans l’espoir de ne pas les oublier.
Non seulement vous risquez d’en égarer le contenu, mais chaque fois que vous les apercevez, ils détournent votre attention des tâches que vous devriez accomplir.

7- Devant toute tâche, commencez  » petit  » en sélectionnant un projet qui vous assure un aboutissement dans un délai raisonnable.
Accroissez ensuite progressivement la difficulté. On n’allume pas un feu avec de grosses bûches, mais avec du petit bois.

8- Respectez les lois sociologiques.
Dans l’organisation de votre travail, n’oubliez pas les « lois » suivantes. Loi de Parkinson : le travail se dilate jusqu’à remplir la durée disponible pour son accomplissement. Loi de Douglass : dossiers et documents s’entassent jusqu’à remplir l’espace disponible pour leur rangement. Loi de Pareto : 80 % de la valeur vient de 20 % des articles et 20 % de la valeur de 80 % des articles (pensez-y en considérant, par exemple, le nombre des dossiers dans votre bureau ou les documents que vous souhaitez conserver). Lois de Murphy : rien n’est aussi simple qu’il y paraît ; chaque chose prend plus de temps qu’on ne le croit ; ce qui a la possibilité de se détraquer se détraquera. Méditez la phrase de Winston Churchill : « Passé un certain délai, un problème dont on ne s’est pas occupé est un problème à moitié résolu. »

9- Ne vous laissez pas démoraliser par l' »effet Zeigarnik »
En vertu de cet effet, on se rappelle beaucoup mieux les tâches interrompues ou non accomplies que celles menées à bien. Le souvenir des projets que vous ne trouvez plus le temps de terminer vous poursuit beaucoup plus que celui des projets réalisés et vous culpabilise.

10- Fiez-vous aux statistiques !
Les études statistiques montrent que 40 % de ce qui vous inquiète ne se produira jamais, 30 % s’est déjà produit, 12 % concerne votre santé, 10 % représente des soucis divers et dont les effets s’annulent souvent, 8 % seulement est réellement légitime et mérite votre attention.

11- Hiérarchisez dans tous les sens du terme.
Passez toujours les solutions vers le haut de la hiérarchie, les problèmes vers le bas.

12- Méfiez-vous des listes indifférenciées.
Evitez les ordres du jour de conseils ou de comités rédigés sous forme de listes, car ils mettent sur le même plan des problèmes de niveaux différents et favorisent l’effet Parkinson.

13- N’attendez jamais les retardataires.
En attendant les retardataires avant de commencer une réunion, vous récompensez ceux-ci et pénalisez les personnes ponctuelles. La prochaine fois, ceux qui étaient à l’heure seront en retard, et les autres le seront encore plus.

14- Contrôlez ce que vous déléguez.
Si vous déléguez des responsabilités, vérifiez fréquemment où en sont vos collaborateurs. Le pire pour votre crédibilité : une action « urgente » que vos collaborateurs auront, sur votre demande, accomplie dans les délais… et que vous aurez oubliée de suivre.

15- Ne valorisez pas les signes extérieurs du travail
en confondant activité et résultats, fébrilité et réalisations, efficacité (produire l’effet attendu) et efficience (obtenir de bons résultats). Vos collaborateurs risquent de perdre de vue les objectifs importants pour simplement paraître occupés.

16- Complimentez ou critiquez non pas vos collaborateurs mais leurs actions
en soulignant les effets de celles-ci sur l’organisation. »

par Joël de Rosnay